Как управлять людьми онлайн

Из-за ситуации, в которой мы все сейчас находимся, многие руководители вынуждены переводить своих сотрудников на «удалёнку». Многие управляют людьми в формате «онлайн» впервые. Делюсь своим 25-летним опытом ведения бизнеса онлайн.

Компании, которыми я владею, расположены в 7000 км и в 5-6 часовых поясах от места, где я живу. Итак, на что важно обратить внимание.

Первое. Самое главное — это структура вашей компании. Задачи должны быть ясными, обязанности четко прописаны и понятны, сферы ответственности каждого сотрудника абсолютно прозрачны. Вы не можете «гоняться» за «нужным человеком» онлайн, общаться с людьми намеками, ожидать от людей выполнения того, чего вы им четко не объяснили. Если у вас нет полной и абсолютно взаимной ясности относительно того, кто за что отвечает, ваша компания не будет развиваться. О типичных ошибках и о том, как правильно выстраивать структуру компании читайте мою книгу “Организационная структура. Реализация стратегии на практике”.

Второе. Также обратите внимание на дисциплину взаимодействия онлайн. Вам нужно выработать и установить удобный всем график и способ общения онлайн:

  • Планировать встречи. Всегда имейте повестку дня, соблюдайте время проведения (если договорились на 15 минут, значит это должно быть ровно 15 минут), готовьтесь к встрече заранее, старайтесь быть максимально понятным и кратким, чтобы не отнимать время других, решайте, кто делает заметки во время встречи, которые потом необходимо переслать всем участникам встречи, чтобы быть уверенным, что все всё поняли правильно и одинаково.
  • Продумывать и планировать доступность ключевых людей на онлайн-встречах.
  • Избегать работы 24/7! Заранее договаривайтесь, кому какое время удобно. Нельзя работать в ущерб отношениям с близкими и семьей, в ущерб здоровью. Вечера и выходные — время для себя и семьи.
  • Общаться онлайн с как можно меньшим количеством людей. Большие онлайн-встречи хороши только для информационных целей.
  • Следить за тем, чтобы у всех участников встречи была возможность высказаться. Тех, кто перехватывает инициативу и стремится доминировать, говоря без перерыва и «задавливая» своим мнением, останавливайте.
  • Составлять подробный план после каждой встречи — кто что делает и в какие сроки.

Третье. Подберите себе удобное и стабильное приложение для онлайн-встреч. Обычно бесплатные приложения не очень хороши для таких целей, потому что постоянно возникающие помехи и сбои отвлекают и сбивают.
Экономя на бесплатных приложениях, вы будете терять время.

Четвертое. Вам нужна правильно составленная информационная поддержка управления вашей компанией, которая бы отражала результаты и KPI в письменном виде, доступная соответствующим людям в нужные промежутки времени (еженедельно, ежемесячно, поквартально).

Пятое. Не работайте по выходным (если этого не требует ваша бизнес-модель). Никогда не посылайте друг другу плохие новости, сообщения, которые могут огорчить, поздно вечером в пятницу. Если это все же абсолютно срочно, лучше позвоните и поговорите с человеком лично. Не проводите свои выходные за составлением и отправкой писем с заданиями людям, что они должны сделать. Это, как правило, приводит к тому, что люди, открывая свои компьютеры в понедельник утром, испытывают стресс и теряют много времени на то, чтобы включиться в работу.

Шестое. Будьте с людьми обходительны и вежливы. Иногда людям кажется, что можно быть более расслабленным в общении, раз мы не видим друг друга и это онлайн, они, забывая об уважении и субординации, могут вести себя не очень корректно по отношению к коллегам. За культурой общения онлайн своих сотрудников стоит следить особенно строго и внимательно, не забывая, что вы сами — их руководитель — являетесь для них главным примером того, как вы обращаетесь с людьми.

Седьмое. Совместная работа в онлайн-режиме время от времени всё же требуют личных встреч. В условиях пандемии нам это запрещено, но в нормальной ситуации я всегда стараюсь встречаться с людьми несколько раз в год. Взаимодействие и интеграция в оффлайне никогда не могут быть достигнуты онлайн. Личные встречи — это также время для того, чтобы создать одинаковое представление о наших интересах, возможностях и проблемах, а также чтобы лишний раз убедиться, что мы «на одной волне».

Восьмое. Ваша главная задача для успешного онлайн-общения — это создать и поддерживать взаимное доверие и уважение друг к другу. Если вы не доверяете друг другу, вам будет очень трудно работать друг с другом онлайн. Уважение касается того, как мы обращаемся и взаимодействуем. Важно быть уверенным, что у ваших коллег и партнеров нет никаких внутренних трений и конфликтов. Иначе это сведет на нет все ваши онлайн-коммуникации, съест всю вашу энергию, и в итоге убьет ваш бизнес.

Девятое. При возникновении трений и конфликтов, обязательно лично вступайте в беседу и разрешайте их. Как можно скорее вычисляйте людей, создающих проблемы в вашей компании. Рекомендуйте этих людей своим конкурентам.

Я советую вам провести время карантина максимально конструктивно: не растеряйте энергию и подготовьте в режиме онлайн свои компании к возвращению к «обычному бизнесу»!

Перевод Анна Чедия Сандермоен